RESGUARDO DE INFORMACIÒN

El resguardo (o copia) de los datos viene a ser como el duplicado de la llave del automóvil que Usted conserva en el fondo de una gaveta. Cuando se le pierda la llave original ...

La diferencia entre los datos de su Sistema SACAV (o cualquier otra base de datos que lleve en la computadora) y su llave del automóvil, es que los datos cambian cada vez que Usted introduce alguna información. De donde surge la necesidad de "sacar un duplicado" regularmente.

 Porque resguardar sus datos

Las razones por las cuales pueden perderse sus datos son múltiples, cada una con una probabilidad distinta. A continuación están las más comunes:

• Interrupción del suministro de energía eléctrica. Aunque se recomienda el uso de una fuente de poder ininterrumpida (UPS), existen algunos casos en que la interrupción es tan abrupta que el UPS no tiene tiempo de reaccionar.

• Robo de los equipos.

• Falla de los equipos.

• Falla en la programación del Sistema (aunque nos cuesta admitirlo!).

• Falla en el uso del Sistema (aunque les cueste admitirlo!).

 Como resguardar datos

Existen varios medios sobre los cuales copiar los datos, entre los cuales los más adaptados al resguardo son: cintas, discos flexibles, discos láser reinscriptibles.
También existen varios planes de resguardo, difiriéndose por el número de medios que utilizan y la frecuencia con que se usan.
Tomando en cuenta las características de los datos del Sistema SACAV, recomendamos el plan siguiente:
Procúrese 5 discos flexibles nuevos de 3.5 pulgadas de alta densidad, con sus 5 etiquetas.
En la primera etiqueta, escriba: Datos SACAV, LUNES.
Completa las demás etiquetas, una por cada día laborable de la semana. (si la Agencia labora los sábados, use 6 discos)
Cada día, al terminar de actualizar la información en el Sistema, siga estas instrucciones:

1. Finalice la ejecución del Sistema SACAV y, en caso de que use la versión multiusuario del Sistema, asegúrese de que hayan hecho lo mismo en las demás estaciones de trabajo (consulte el párrafo 2.16. FINALIZAR LA SESIÓN DE TRABAJO del Manual del Operador)
2. Ejecute el programa de resguardo de datos, tal como se describe en el párrafo 4.5. RESGUADO DE DATOS del manual. Si su computadora opera bajo Windows, seguramente se instaló un icono de acceso directo al programa de resguardo. Bajo otras sistemas operativos, es probable que esté usando un sistema de menú que le facilite también la ejecución de los programas.
3. Este pendiente que el programa de resguardo se ejecute sin error. Las dos principales causas de error son: no haber cerrado el Sistema SACAV en una estación de trabajo (cierra el Sistema y vuelva a ejecutar el resguardo) o un disco flexible dañado (vuelva a ejecutar el resguardo con un disco nuevo y formateado)
4. Apague su computadora. (según el sistema operativo, es probable que tenga que seguir algún procedimiento particular antes de apagar los equipos de computación).

Si sigue estas instrucciones meticulosamente, siempre estará asegurado de tener un histórico de una semana de los datos de su Agencia y podrá recuperar sus datos en caso de ser necesario.
Consejos útiles:

• Si piensa que los datos actualmente registrados en el disco duro de su computadora presentan alguna falla, NO EJECUTE RESGUARDO. Al hacerlo, perdería la información anteriormente grabada en el disco flexible. Siendo esta la correcta, a diferencia de la almacenada en su disco duro, el cual contiene fallas.

• No conserve los discos de resguardo al lado de la computadora: si se la roban, se robarán también los discos!

• Si las interrupciones de luz son frecuentes, o si Usted estima que el movimiento de su Agencia es importante, puede usar 10 discos en vez de 5 y nombrándolos LUNES 12am, LUNES 6pm, MARTES 12am, etc. y efectuar resguardo dos veces al día.

• Recuerde: efectuar resguardo tarda menos de un minuto, lo que representa ni siquiera media hora al mes. Cuantos días le costaría volver a introducir la información de los últimos 30 días?

• No utilice discos usados para hacer resguardo. Pueden estar dañados, no tener suficientemente espacio o contener virus. En caso de no tener otra alternativa, formatee el disco antes de usarlo para resguardo. Esta operación limpiará el disco de otros archivos (datos, programas o virus) y le indicará si la superficie está en buen estado.

Que hace el programa de resguardo

No es necesario que Usted lea lo siguiente, pero si tiene la curiosidad, o si desea comprender mejor que hace el programa de resguardo, aquí están algunas explicaciones:
Los archivos de base de datos (cuyo nombre termina por .DBF) están comprimidos en un solo archivo de nombre AVDBF.ZIP
Cada vez que se vuelve a usar un mismo disco flexible (por ejemplo el del lunes), el nuevo archivo AVDBF.ZIP se graba en el lugar del anterior (el del lunes pasado, por ejemplo). No tiene importancia, puesto que el nuevo archivo incluye la información del anterior. Pero permite que un disco pueda utilizarse semanas tras semanas, sin llenarse.

¿Que información resguardar?

Actualmente uno de los aspectos más importantes en el manejo de la información es la seguridad. Dentro de los aspectos aplican a la seguridad de la información se encuentra la generación de resguardos o respaldos; y es que en la actualidad la importancia de la información es tal, que muchas organizaciones la guardan en verdaderas fortalezas, auténticamente como su tesoro más preciado.

El primer factor que se debe establecer para abordar el dilema de la información a resguardar, es clasificar el tipo de información o datos con los que el centro u organización opera y establecer un esquema por orden de importancia. Un ejemplo podría ser:

1. Archivos para la producción
2. Archivos del sistema operativo en uso
3. Archivos para el desarrollo de nuevos sistemas.

Lo anterior nos llevará a generar en la organización algunas políticas que describimos a continuación.

Políticas de Resguardo

Una vez clasificado el tipo de archivos y su importancia se establecerá una identificación muy precisa, para determinar los esquemas de respaldo. Estos esquemas que se convierten en políticas de resguardo, consideran tres aspectos esenciales que son: la ubicación física, la frecuencia del resguardo y la nomenclatura de los archivos y etiquetado de los medios de almacenamiento.
Con respecto a la ubicación física debe determinarse que archivos por su importancia requieren:

• Resguardo local.
• Resguardo fuera de sitio.

Los archivos con resguardo local son aquellos que por la naturaleza de los procesos de la instalación y la operación, deben estar disponibles en el momento oportuno para la producción diaria. Se debe tener en cuenta que estos archivos tengan siempre sus respaldos, sobre todo los que se actualizan con frecuencia.
Los archivos con resguardo fuera de sitio, serán aquellos que por su importancia en la historia de la instalación u operación sean vitales en casos de pérdida o daños de los archivos locales, y que se puedan reponer rápidamente. Estos archivos deberán estar en una bóveda contra accidentes, fuera y distante del centro de cómputo, donde se mantengan los respaldos para proteger cualquier desastre.

Los procedimientos de resguardo deberán comenzar con un respaldo completo, el cual deberá repetirse una vez por semana, a parte de esto, se pueden hacer una serie de respaldos parciales, ya sea incremental (archivos que han cambiado desde el último respaldo parcial) o diferencial (archivos que han cambiado desde el último respaldo completo).

En cuanto a la frecuencia del resguardo podemos sugerir lo siguiente:

Para una computadora casera, podrías necesitar respaldar tus programas cuando los instalas la primera vez, más respaldos mensuales ocasionales de cualquier documento elaborado que sea importante para ti.
Para una computadora que además se utiliza para el trabajo, por ejemplo para llevar la contabilidad, elaborar documentos y algo de envío de información, tus respaldos deben ser semanales para conservar tu información adecuadamente.
Para una computadora de oficina, en la que procesamos información importante, se recomienda respaldar en forma incremental al final de cada día, con un segundo conjunto de respaldos completos semanales.
Si tienes una computadora servidor de red que maneja los documentos de media docena de personas en un grupo de trabajo, necesitarás hacer un respaldo completo cada día.

El último aspecto que las políticas de resguardo toman en cuenta, es la nomenclatura de los archivos y el etiquetado de los medios de almacenamiento. La identificación individual de cada archivo es uno de los puntos débiles, si no hay una planeación adecuada; es decir, la consistencia, seguridad y asignación de una nomenclatura moderada, pero que incluya los datos suficientes que nos permitan saber:

• ¿qué archivos es?
• ¿a quién corresponde?
• ¿qué tipo de archivo es? y
• ¿en dónde se encuentra el archivo?

Es deber de cada organización utilizar el nombre del archivo adecuado, para que la recuperación de los mismos no se convierta a la larga en un proceso agotador. Es momento de determinar un nuevo tipo de clasificación de la información de una empresa, ya que es vital para mantener una adecuada identificación de los archivos que la contienen.
La información que podría ser conocida y utilizada sin autorización por cualquier persona, empleado de la empresa o no, tiene el nivel de información sin clasificar o ninguna.
La información que, sin poder ser publicada, puede ser conocida y utilizada por todos los empleados y algunos colaboradores externos autorizados, y cuya divulgación o uso no autorizados podría ocasionar pérdidas leves y asumidas por la empresa, está en el nivel de información de uso interno.
La información que sólo puede ser conocida y utilizada por un grupo de empleados, que la necesiten para realizar su trabajo, y cuya divulgación o uso no autorizados podría ocasionar pérdidas significativas, materiales o de imagen, tiene el nivel de Confidencial.

La información que sólo puede ser conocida y utilizada por un grupo muy reducido de empleados, generalmente de la alta dirección de la empresa, y que su divulgación o uso no autorizados podría ocasionar graves pérdidas materiales o de imagen, está en el nivel de información Secreta o Reservada. Cada medio de almacenamiento desmontable (cintas, cartuchos, disquetes, etc.), que contenga información clasificada, tiene que ser etiquetado con el más alto nivel de clasificación de la información que contenga. Los medios de almacenamiento no desmontables no necesitan ser marcados con etiqueta de clasificación. La información transmitida por medio de redes de comunicaciones (correo electrónico, teléfono, fax, etc.) debe ser marcada de acuerdo con el más alto nivel de clasificación de la información que contenga.

Guardar información clasificada en cualquier sistema o medio de almacenamiento supone, tener los medios físicos y lógicos adecuados para protegerla; no permitir su acceso público; limitar el acceso a esta información.

ANEXOS